INNPACIFIC
Innovación, Tecnologia y Servicios
Impulsamos la asociación de las comunidades en aras del mejoramiento de la calidad de vida de sus integrantes, acercando sus objetivos en común, utilizando las nuevas tecnologías del conocimiento para articular los esfuerzos y procesos de acompañamiento técnico y financiero en el campo y las ciudades, fortaleciendo la comercialización y distribución de transferencia y modernización tecnológica, formación para el trabajo y el desarrollo humano en propuestas de innovación y desarrollo sostenible que generen valor agregado a los productos de la región y se puedan interconectar fácilmente.
Realizamos un apoyo directo a los procesos de consultoría, asociación, gestión social, gestión documental y ejecución de proyectos para el aprovechamiento responsable de los recursos naturales que protejan el uso eficiente de los recursos.
De manera especifica se ofrecen los siguientes servicios
Esta herramienta va a guiar a la organización en la ejecución de acciones y/o proyectos congruentes y alineados con el logro de los objetivos institucionales, Teniendo presente las necesidades actuales, el presupuesto, los recursos disponibles y la capacidad de asimilación. Como resultado se especifica el portafolio de proyectos que distribuidos en el tiempo le van a permitir a la entidad o empresa mejorar sus niveles de eficiencia basados en una gestión documental apropiada, acorde con la normatividad establecida y con el uso de mejores prácticas.
Esto permite las organizaciones hagan un manejo adecuado de los documentos en todo su ciclo vital y estandarizando acciones en torno a su planeación, producción, gestión, organización, disposición y preservación. La eficiencia y cumplimiento de normas y estándares de gestión documental dependen de la elaboración e implementación de los procesos de gestión documental ajustados a sus características misionales.
Planificación de la Función Archivística e Implementación de un PGD
Estrategia archivística para que la entidad como responsable directa de su implementación y como sujeto obligado en el marco del cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 - Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública, pueda formular y desarrollar el Plan Institucional de Archivos - PINAR, y planificar e implementar el Programa de Gestión Documental - PGD, toda vez que se constituyen en herramientas para la planeación estratégica y operativa de la función archivística y programática de la gestión documental.
Planeación
Producción
Gestión y tramite
Organización
Transferencias
Disposición
Preservación
Valoración
Planeación
Mediante este servicio apoyamos a la Entidad o Empresa en la definición del Plan de Archivo :
Definición de procesos para la Gestión Documental
Mediante este servicio apoyamos a las entidades y empresas en la definición,documentación y divulgación de los procesos de gestión documental
Implementación del sistema de Gestión Documental
Mediante esta plataforma fabricada por nuestra Entidad, apoyamos a las entidades y empresas en la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA DOCUFile ECMBPMN ®.
Nuestra plataforma de gestión documental soporta la operación de los procesos, facilita el cumplimiento de estándares y regulación establecida, permite la interconexión con otros sistemas de la organización y genera los controles en la entidad o empresa para el manejo y administración de todos los documentos físicos y digitales generados.
Cumple al 100% el MoREQ - Modelo de Requisitos para un SGDEA Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
INNPACIFIC pone a disposición de las entidades y empresas la solución de gestión documental SGDEA DOCUFile ECM-BPMN ®, la cual permite el acceso a los documentos de la organización en cualquier momento y desde cualquier lugar, facilita la organización acorde con la estructura documental y provee búsquedas rápidas y precisas.
SGDEA DOCUFile ECM-BPMN ® reduce tiempo y esfuerzo en tareas de clasificación, búsqueda y consulta tanto de los documentos recibidos por correspondencia como de aquellos que se generan en los procesos diarios, convirtiendo el archivo documental en una base de conocimientos que agrega valor a los procesos de la entidad o empresa, aumenta la productividad y reduce costos.
Configuración
Gestión
Organización
Producción
Disposición
Prestamos
Transferencias
Correspondencia
Cargue e Indexación
Visor
Consulta y Búsqueda
Trazabilidad y auditoría
Reportes
Seguridad
La tabla de retención documental, tabla de valoración, tabla control de acceso, mapa documental y cuadro de caracterización
Los instrumentos archivísticos son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística en su entidad o empresa.
Formulación del Plan Institucional de Archivos - PINAR
La alta dirección en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, desde su rol estratégico, realizan actividades de planeación, revisión y mejora para lograr la eficiencia y eficacia, y a su vez cumplir con los objetivos y metas trazados en la planeación estratégica; lo anterior se ve reflejado en el trazado y ejecución del Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual. Atendiendo a ello, la función archivística de la entidad no debe ser la excepción y para ello, la alta dirección debería contar con una herramienta que le permita identificar y seguir los planes, programas y proyectos de dicha función, asociados y articulados con los Planes en mención.
Teniendo en cuenta lo anterior, para orientar a las entidades sobre el desarrollo de la función archivística, el Decreto 2609 de 2012 establece en el Artículo 8 “Instrumentos archivísticos” el Plan Institucional de Archivos - PINAR, el cual es un instrumento que permitirá planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades. A partir de ello, el Archivo General de la Nación en el desarrollo de la Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 2609 de 2012, formula el Manual Plan Institucional de Archivos - PINAR, como una metodología sencilla para la elaboración de este al interior de las entidades, cuyos fines son:
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Cumplir con los propósitos de la función archivística y gestión documental de la entidad, mediante la orientación de procesos desarrollados paso a paso con metas y objetivos cuantificables.
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Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos e infraestructura, como soporte para la ejecución de los proyectos previstos a corto, mediano y largo plazo, para gestionar su asignación oportunamente.
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Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso
a los archivos.
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Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la entidad en el marco del archivo total
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Esta herramienta se divide en tres partes: la primera desarrolla los aspectos generales que contextualizan el Plan Institucional de Archivos - PINAR; la segunda parte del documento describe cada uno de los pasos que son necesarios para la formulación del Plan y la tercera, presenta un ejemplo de la aplicación de la metodología propuesta.
Definición de los instrumentos Archivísticos
Mediante este servicio apoyamos a las entidades o empresas en la definición y actualización de losinstrumentos archivísticos que facilitan la gestión documental, entre los que se cuentan:
Organización del archivo físico
Mediante este servicio realizamos tareas de organización, clasificación, ordenación, valoración y digitalización de documentos físicos.
Insumos, productos y elementos para archivo
Suministramos los insumos requeridos para todo el proceso de organización documental de la entidad:
Cajas y Estanterías
Cajas para Archivo (x100, x200, x300, x400) y estantería requerida.
Carpetas
Carpetas y Ganchos de Archivo
Rótulos
Rótulos con Sistema CB y QR
Insumos, Productos y Elementos para Archivo
Suministramos insumos y el almacenamiento requerido para todo el proceso de organización documental requerida por la entidad.
Almacenamiento
Con el objetivo de disponer de espacios en sus instalaciones y oficinas, agilizar las búsquedas y ubicación de documentos, y tener mayor control de la información documental que se almacena; Investech propone a nuestros clientes el servicio de Almacenamiento y Custodia Documental.
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Custodiamos y almacenamos sus documentos en nuestras bodegas las cuales están diseñadas con óptimas infraestructuras y altos niveles de seguridad.
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El almacenamiento de sus documentos queda garantizado mediante el cumplimiento en todas nuestras bodegas de las normas técnicas, ambientales y de seguridad.
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En tiempo EXTRA-URGENTE (2 horas máximo).
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En formato digital, escaneando la información física y enviándola al usuario mediante nuestro sistema SGDEA DOCUfile ECM-BPMN ( Imágenes en PDF, Tiff, JPG, o en el formato que nuestro cliente requiera).
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En nuestras salas de consultas para que sus funcionarios puedan revisar la información en nuestras instalaciones
Ofrecemos los servicios de consulta acorde a sus necesidades
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Entrega en sus instalaciones mediante nuestras flotas de transporte propios en horario 7x24.
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Archivos físicos en cajas X100, X200, X300 y X400
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Planos
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Títulos Valores
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Medios Magnéticos y Microfilm
Ofrecemos los servicios de Almacenamiento para:
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Archivos físicos en cajas.
Almacenamiento Digital IN CLOUD
Almacenamos todas las imágenes digitalizadas, indexadas y catalogadas de sus archivos y documentos en nuestro DATA CENTER NIVEL TIER IV para máxima seguridad; de igual forma garantizamos el acceso a todos los usuarios autorizados de su entidad o empresa para que las consulten y administren en tiempo real dentro de nuestra plataforma SGDEA DOCUFile ECM-BPMN ®.
Almacenamiento y Custodia de Archivo
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